Microsoft Teams App – Revolution der Kommunikation

Skype for Business wird am 31. Juli 2021 eingestellt, kann jedoch bis zur endgültigen Abschaltung noch genutzt werden. Microsoft hat mit der Microsoft Teams App bereits einen potenten Ersatz in der Hinterhand, der Skype durch neue innovative Features vollständig ersetzen kann. Der Fokus liegt hier vor allem auf der schnellen und effizienten Kommunikation zwischen den Mitarbeitern. Übrigens: Auf das normale Skype hat die Abschaltung der Business-Variante keinerlei Auswirkung. Wir haben uns die Microsoft Teams App genauer angesehen und klären euch über die neuen Features auf. Nun stellt sich die Frage, was kann die neue Microsoft Teams App eigentlich genau?

Diese Frage lässt sich leicht beantworten. Microsoft Teams stellt jedem einen virtuellen Arbeitsplatz zur Verfügung, der eng mit den altbekannten Programmen (Outlook, SharePoint etc.) des Microsoft 365 Pakets verwoben ist. Auch in Sachen Datenschutz kann Microsoft Teams punkten: Alle Inhalte die über Microsoft Teams laufen werden vollständig verschlüsselt und sind so von Externen nicht einsehbar. Wer bereits ein Microsoft 365 Business Paket besitzt, der kann Microsoft Teams kostenfrei nutzen. Auch eine Microsoft Teams App (Android oder iOS) steht zur Verfügung.

FUNKTIONEN UND KONZEPT

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Mit der Microsoft Teams App kann man bequem mobil arbeiten.
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Die Microsoft Teams App ist der zentrale Ort für digitale Zusammenarbeit. Durch Video- und Telefonkonferenzen, Online-Meetings oder der gemeinsamen Arbeit an Dokumenten bietet das Programm einen nie dagewesenen Funktionsumfang. Außerdem wird ein Cloud-Speicherplatz für das gesamte Team bereitgestellt.

Im Zentrum der Microsoft Teams App stehen die sogenannten Teams. Diese können von dem Gruppen-Admin gegründet und bearbeitet werden. So kann man jedem Arbeitsbereich sein eigenes Team zuweisen. Alle Teammitglieder können in den Kanälen Unterhaltungen führen, die für alle sichtbar sind. Innerhalb dieser Kanäle lassen sich Beiträge oder Dateien darstellen. Auch Excel- oder Word-Dokumente, Notizen, Videos, können hinzugefügt werden. Der Team-Leiter kann den Mitgliedern bestimmte Aufgaben und Zuständigkeiten übertragen. Es lassen sich auch andere Services außerhalb des Microsoft Kosmos einbinden, wie z.B. Dropbox.

Weitere spannende Features der Microsoft Teams App

Kanäle sind spezielle Abschnitte innerhalb eines Teams. In Teamkanälen sind Unterhaltungen nach bestimmten Themen, Projekten, Fachrichtungen oder anderen für das Team wichtigen Aspekten organisiert. Alle Teammitglieder können in den Kanälen offene Unterhaltungen führen, die für alle einsehbar sind. Das Programm erlaubt es euch, Videos anzuzeigen und für die Teammitglieder freizugeben. So könnte man kleine Lernvideos aufzeichnen, um neue Mitarbeiter einfacher einzulernen. Auch verpasste Meetings könnten so digital nachgeholt werden. Doch die besten Features bringen nichts, wenn man seine Arbeitsweise nicht dem Programm anpasst. Flexibilität ist hier gefragt, um den gesamten Funktionsumfang nutzen zu können.

Der Chat ist Dreh- und Angelpunkt der Kommunikation. Er unterstützt Emojis und animierte GIFs, sowie den direkten Datenaustausch von Audio- oder Videobesprechungen.

Durch Konnektoren lässt sich auch z.B. Google Analytics einbinden. Konnektoren sind Schnittstellen zu externen Diensten außerhalb der Microsoft Cloud. Aktuelle Besprechungen werden den Chat-Teilnehmern angezeigt und können (sofern erlaubt) direkt beitreten. Nach Beendigung der Besprechung kann dem Chat eine Aufzeichnung zur Verfügung gestellt werden. Durch die Meeting-Funktion sind private Einzelgespräche oder Teambesprechungen bis zu 10.000 Mitgliedern möglich. Die Meetings können übersetzt und aufgezeichnet werden.

Microsoft Teams App – Office Programme integriert

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Mit der Microsoft Teams App ist den Amerikanern ein großer Wurf gelungen.
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Es können Dokumente in Echtzeit zusammen bearbeitet werden. Es müssen auch keine Dateien einzeln verschickt werden, alles kann zentral gespeichert werden. Auch die Integration zahlreicher Business Apps wird geduldet. So kann man Umfragen starten, oder gemeinsame Notizen teilen. Der Newsfeed listet aktuelle Projekte und Aufgaben für die jeweiligen Teams in chronologischer Reihenfolge auf. Wie ein Newsfeed in sozialen Netzwerken. Die verschiedenen Funktionen bieten mehr Transparenz in der Team- und Projektarbeit, und schaffen Übersicht über Ziele und Erfolge.

Natürlich hat die Microsoft Teams App auch Schwächen. So muss ausnahmslos jeder Mitarbeiter eine Microsoft 365 Lizenz besitzen, die Microsoft Teams App kann nicht einzeln erworben werden. So bekommt man die komplette Brandbreite an Microsoft Tools, die man oft gar nicht nutzt.

Auch fehlen Branding Optionen für die Anwendung. Weder außen noch innen kann man individuelle Designs erstellen, die die Markenidentifikation steigern könnten und einen gewissen Wiedererkennungswert bieten. Bei großen komplexen Unternehmen jenseits der 1000 Mitarbeiter ist die Struktur und Kommunikation stark erschwert. Vor allem bei Mitarbeitern, die nicht regelmäßig am Schreibtisch sitzen.

FAZIT

Microsoft Teams hat sich von anfänglichen Kinderkrankheiten in den letzten Monaten (auch durch den Corona Boom) geheilt, und bildet das digitale Zentrum von Microsoft 365. Trotzdem stellt die Microsoft Teams App kein Allheilmittel für die Kommunikation im Unternehmen dar. Durch die Abschaltung von Skype for Business werden immer mehr Firmen auf die Microsoft Teams App wechseln, was der Entwicklung zum ultimativen Business Tool helfen wird. Stand Jetzt kann Microsoft Teams kein strukturiertes Intranet ersetzen, und richtet sich eher an kleinere Unternehmen.


 

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